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ハンコ 朱肉

summary

  • 印鑑証明は各自治体で登録した印鑑が本人のものであることを証明する書類です
  • 印鑑証明は賃貸契約や自動車の購入・売却など金銭的に高額な取引の際に求められることが多いです
  • 新住所の印鑑登録書を発行するには印鑑登録の住所変更が必要です

印鑑証明は、引越手続に必要な書類の一つです。具体的には、賃貸物件の契約や不動産の購入時に必要となるケースが多いです。印鑑証明の手続きを行う際に、必要な書類とは何なのでしょうか。また、印鑑証明と似た言葉に「印鑑登録」「印鑑登録証」がありますが、どんな違いがあるのでしょうか。この記事では、印鑑証明を取得するための手続きに必要な書類や発行方法、印鑑登録・印鑑登録証との違いについてわかりやすく解説します。

印鑑証明とは

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印鑑を押印することは、「その書類の内容を理解し承認しました」という意味合いを持ちます。特に契約書のような大切な書類には、実印の押印を求められるケースが多いでしょう。実印とは役所に登録している印鑑のことであり、「この押印は確かに本人のものである」と証明できる印鑑です。実印の証明書として、各自治体から「印鑑登録証明書(印鑑証明)」が発行されます。

印鑑証明を発行してもらうには、まず住んでいる自治体に印鑑の登録をします。印鑑登録は、「押印された印鑑が確実に本人のものである」と公的機関である自治体が保証するための制度です。住んでいる自治体の役所・役場で印鑑を登録することにより、必要なときには役所・役場から印鑑証明を発行してもらえます。この制度は、日本在住で15歳以上であれば利用できます。

印鑑登録の手続きを行うと、印鑑登録証(印鑑登録カード)が発行されます。印鑑登録証は、後日印鑑証明を請求する際に必要になるため大切に保管しましょう。万が一、印鑑登録証を紛失した場合は、お住まいの自治体に「印鑑登録証亡失届」を届け出て再度登録の申請を行う必要があります。

登録できる印鑑の条件

前述したとおり、お住まいの自治体で印鑑登録した印鑑は「実印」です。実印は、引越しで賃貸物件を契約したり、マンションや家・土地などの不動産を購入・売却したり、金銭的に高額な取引のある契約書などに求められます。認印や銀行印に比べ、より重要で大切な印鑑なので、保管には十分注意が必要です。日頃から頻繁に使用する印鑑ではないため、いざ押印を求められた際に、見当たらなかったり、紛失・盗難に気づいたりする場合も多いです。一度使用したら、決められた保管場所に必ず戻すよう心掛けましょう。

実印として登録できる印鑑には、いくつかの条件があります。

  • 大きさ(1辺8mm~25mmの正方形に収まるものであること)
  • 住民基本台帳または外国人登録原票に記載されている「氏名」または「氏」、「名」、「氏」と「名」の一部を組み合わせた文字が入っていること

なお、形は特に指定されていませんが、ゴム印・プレス印などの変形しやすい素材のものは使用できません。また、登録できるのは一人につき1個です。さらに、使用ができないわけではありませんが、大量生産で安価に市販されているいわゆる三文判は使用を控えた方がよいでしょう。これらの条件は自治体によって多少異なる場合があるため、事前に確認をしておきましょう。

引越しで印鑑登録が必要なケース

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印鑑登録は、現在住んでいる市区町村外へ引っ越した場合に必要です。引越しで住民票の移動(異動)をすると旧住所での印鑑登録が転出日で自動的に抹消され、印鑑登録証が無効になるからです。

旧住所の印鑑登録が自動的に抹消されても、新住所地の自治体で自動的に登録されるわけではありません。そのため、新住所で自動車を購入したり、ローンを申し込んだりなど「金銭的に高額な契約」を交わす際は、新住所で登録し直す必要があります。

印鑑証明の発行方法

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印鑑証明は、印鑑登録が済んでいれば必要なときに請求して発行してもらえます。印鑑証明を発行してもらう方法は、大きく分けて二つあります。

自治体の役所・役場や行政サービスコーナーなどの窓口で発行してもらう方法

窓口備え付けの交付申請用紙に必要事項を記入して提出します。このとき、印鑑登録証またはマイナンバーカードと、本人確認書類、手数料300円が必要です。また、窓口では代理人による申請も行えます。この場合、本人の印鑑登録証と代理人の本人確認書類、手数料300円が必要です。なお、代理人による申請の場合、マイナンバーカードは使用できません。注意すべきなのは、申請する本人の印鑑登録証が必要だということです。たとえば妻が夫婦2人分の印鑑証明を申請する場合、妻の印鑑登録証だけではなく夫の印鑑登録証もなければ申請できません。印鑑自体は持っていたとしても申請できませんので、印鑑登録証も忘れずに持って行きましょう。

コンビニエンスストアのマルチコピー機を使って発行する方法

住んでいる自治体がコンビニ発行に対応していれば、マルチコピー機を使って発行できます。この場合は、印鑑登録証ではなくマイナンバーカードを使用します。申請用紙の記入や本人確認書類は必要ありませんが、代わりに暗証番号の認証が必要です。手数料は200~250円と窓口より安い場合もあるものの、自治体により異なるためホームページで確認しましょう。ただし、コンビニエンスストアでの発行は代理人が行うことはできません。

印鑑証明の有効期限

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印鑑証明は、印鑑の変更がない限り有効期限はありません。ただし、契約のときに書類の期限を設定される場合があり、たとえば「3ヶ月以内に発行された印鑑証明」と指定されます。この場合は、トラブルを避けるためにも指定期間内に発行された印鑑証明を使用するようにしましょう。

また、前述したとおり、引越しで住所が変わった場合、旧住所が記載されたものは無効となります。引越し後に重要な契約で印鑑証明を使用する予定がある場合は、転居後できるだけ早く手続きを済ませておきましょう。

印鑑証明が必要なのはこんなとき

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印鑑証明と実印は、押印した印鑑が本人のものかどうかを自治体が証明してくれるもので、社会的信頼度の高いものです。そのため、高額取引の契約や信用の証明が必要な書類、本人確認が必要な場合など重要な局面で求められます。ここでは、具体的にどのような場面で提出が求められるのか見ていきましょう。

賃貸物件の契約

住宅の賃貸契約書に契約者本人が押印する印鑑は、原則は実印でなくても構いません。しかし、実際には実印と印鑑証明を求められることが多いようです。これには、賃貸の契約は高額になることが多いため、契約の信用度を高める目的で実印の押印を規定している不動産会社が多いという事情があります。

また、連帯保証人については必ず実印と印鑑証明が求められます。連帯保証人の場合、たとえば適当に名前を書いて市販されている三文判を押されてもわかりません。このような不正防止と本人確認のために実印と印鑑証明が必要なのです。

不動産の購入や売却

不動産の売買の際に交わされる契約書にも、法律で「実印でなくてはならない」という規定はありません。しかし、実際には実印の押印が求められるケースが大半です。その理由は、一つは売主が本当に不動産の持ち主かどうか確認するため、もう一つは心理的に契約の重要性を高めるためです。それだけではなく、所有権移転のための手続き(登記)や住宅ローンなどの金融機関の手続きにも本人照合が必要です。いずれも、安全な取引のために信用度の高い実印と印鑑証明が用いられます。

自動車の購入や売却

自動車の売買の際にも、実印と印鑑証明が必要です。自動車は高額なもので資産として国に登録されるため、売買の際には所有権の移転の手続きで本人確認が必要となります。その際に求められるのが実印と印鑑証明です。

印鑑証明は、実印の印影とともに本人の氏名、住所、生年月日などが記載されており、その印鑑を押したのが誰なのか、ということが客観的に証明できる書類です。そして、新車の購入時だけではなく中古車の購入でも提出を求められます。ただし、とても安く販売されている軽自動車は、資産としての価値が低いため、実印でなくても契約できるケースもあります。

ローンのお申込み

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金融機関との住宅ローン契約時も、実印や印鑑登録証が必要です。契約をする際は、申込人と担保提供者(いる場合)の印鑑登録証を提出しなくてはなりません。契約も登記も旧住所で行うなら旧住所のものを2通準備しましょう。契約は旧住所、登記は新住所で行う場合は契約用に旧住所のものを1通、金融機関提出用と登記用に新住所のものが2通必要です。なお、収入合算者がいる場合は、旧住所の印鑑登録証が1通必要です。ただし、契約時に提出する印鑑登録証の通数は、金融機関により異なるので、契約時に確認しましょう。

契約時以外に、住宅ローンの借り換え時にも印鑑登録証が必要です。契約時と同様、発行から1ヶ月以内の現住所の印鑑登録証を2通、収入合算者は1通用意しましょう。住宅ローン契約で使う印鑑登録証は、金融機関によって異なりますが、発行から1ヶ月~3ヶ月以内のように期限が決まっています。事前にまとめて取得することはできませんので、必要になるタイミングをよく確認してから取得しましょう。

なお、自動車ローンの契約時も、印鑑証明が求められる場合が多いです。自動車ローンを組む際は、さまざまな書類が必要です。基本的には、免許証やパスポートなどの「本人確認書類」、源泉徴収票や給与明細書などの「年収を証明する書類」、売買契約書や重要事項説明書などの「ローン使途を証明する書類」が求められます。しかし、それ以外にローン引き落としのための口座情報やその銀行印、そして印鑑登録証が求められる場合もあります。ただし、具体的な提出書類の種類は取扱業者によって異なるため、詳細は各社に確認しましょう。一般的に、銀行系のローンは必要書類が多く、信販会社やディーラーで取り扱うローンは書類が少ない傾向にあります。

会社を設立する場合

会社を設立する際は、発起人や取締役の方の個人の実印が必要です。定款の認証等を公証役場や法務局で行わなくてはならないからです。実印が必要な法律行為を行う場合には、印鑑登録証を添付し、印鑑が確かに自治体に登録したものであることを示します。そのため、会社設立手続きにおいて印鑑登録証の取得が必要です。

なお、会社として重要な契約を交わす際は、会社の実印が必要です。個人の実印と同様に、第三者が勝手にご自身の会社に代わって契約を行わないようにするためで、会社実印は会社を設立した際に行う法人登記の際に一緒に行うのが一般的です。

印鑑登録の住所変更手続きの流れ

印鑑 登録 紙

印鑑証明は、利用する機会は多くありません。しかし、重要な契約の際に提出を求められる場合が多いです。引越しで住所が変わるときには、忘れずに手続きを行いましょう。新住所で印鑑証明を発行するには、まず印鑑登録の住所変更が必要です。ここでは、その流れについて解説します。

印鑑登録廃止の方法

現在住んでいる市区町村から転出する場合は、現住所地での印鑑登録を廃止して、新しい住所地で登録するという流れになります。手続きは役所・役場で行うため、印鑑登録の廃止は転出届を出すタイミングで一緒に行うと良いでしょう。

手続きに必要なものは、印鑑登録廃止申請書、登録している印鑑、印鑑登録証(印鑑登録カード)、本人確認書類です。本人確認書類とは、免許証、パスポート、マイナンバーカードなど、顔写真付きの身分証を指します。印鑑登録廃止申請書は窓口周辺に用紙が備え付けてあることが多いので、その場で記入します。なお、健康保険証や年金手帳など顔写真のない身分証でも、2点以上提出すれば手続きは可能です。

また、印鑑登録廃止手続きは、代理人が行うこともできます。その場合には上記に加え、登録廃止する本人が記入した代理人選任届(委任状)や代理人の印鑑、代理人の本人確認書類が必要です。

印鑑登録の方法

引越し先では印鑑登録の手続きを行います。こちらも転入届提出のタイミングで一緒に行うと良いでしょう。

手続きに必要なものは、印鑑登録申請書、登録する印鑑、本人確認書類です。顔写真付きの身分証明書を持参すれば申請当日に登録できますが、顔写真のないものの場合は、後日となります。まずは窓口で申請を行うと、後日自宅に「照会書(回答書)」が郵送されます。この回答書に記入し、申請者が回答書を持参することで本人確認とし、印鑑登録は完了です。

代理人による手続きの場合は、代理人選任届(委任状)と代理人の印鑑、代理人本人の確認書類が必要です。代理人申請の場合も、後日の登録となります。まず、代理人が委任状を持って自治体に出向き、窓口に委任状を提出します。後日、本人の自宅に「照会書(回答書)」が郵送されます。その照会書に必要事項を記入し、本人の身分証の原本と一緒に代理人に渡します。再度、代理人が窓口に照会書を持って行き、手続き完了です。

届け出に期限はありませんが、新居の生活を整えることに忙しくしているうちに手続きを忘れる恐れがあるため、必要なときに印鑑証明がすぐに発行できるように早めに手続きを済ませておきましょう。

本人確認書類が無い場合

もし、印鑑登録の際に本人確認書類を忘れたら、再度出向く必要があるのでしょうか?実は、家族に「保証人」になってもらうことで、印鑑登録の手続きを行うことができます。各自治体の窓口に備え付けの申請書に必要事項を記入し、保証人にも署名・押印してもらい、提出します。保証人の実印が必要ですが、この手続きを行えば、申請した日に登録が完了します。

本人確認書類が無く、保証人もいない場合は、申請当日に登録することはできません。その際は、窓口に2回出向くことになります。

印鑑登録にかかる時間

印鑑登録の手続きは、本人確認の方法により、かかる時間が異なります。窓口に本人が出向き、顔写真付きの本人確認書類を持参していれば、即日登録が可能です。その場合、窓口の混雑具合により数分~数時間程度で完了します。顔写真付きの本人確認書類がない場合、また代理人申請の場合は、自宅に届いた回答書を再度窓口に提出する必要があります。そのため、数日間見ておくとよいでしょう。

同一市区町村内での引越しの場合

同じ市区町村内で引越しをする場合は、廃止・登録の手続きは必要ありません。これは、役所・役場に転居届を提出した時点で、自動的に印鑑登録の住所も変更されるためです。印鑑登録証も、これまでのものをそのまま使用できます。

ただし、転居届を提出する前に発行された旧住所の印鑑証明は使用できないため注意が必要です。新しい住所が記載された印鑑証明を取り直しましょう。

また、政令指定都市に住んでいる場合は注意が必要です。同じ政令指定都市内での転居であっても、区が異なれば改めて手続きをしないといけないケースもあるからです。あらかじめ、住んでいる自治体のホームページで確認しておきましょう。

まとめ

この記事では、印鑑証明の基礎知識や引越しに伴う手続きの方法についてご紹介しました。印鑑登録は、必ずしなければならないというものではありません。しかし、印鑑証明は、押印した印影が自分のものであることを自治体が保証してくれるという、自身の印鑑への信頼度を高めるために大切なものです。賃貸契約や住宅購入、ローンのお申込み、自動車に関する手続きなど、重要な局面で必要になるため、いざ必要になったときに慌てることのないように、契約の予定がある場合は余裕を持って早めに準備をしておきましょう。また、すでに印鑑登録をしている方は、引越しの際には忘れることなく手続きを行い、最新の情報を証明できるようにしておきましょう。