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ハンコ 住民票

summary

  • 転出証明書は新住所の自治体に転入届を提出する際に必要な書類です
  • マイナンバーカードまたは住民基本台帳カードをお持ちの方は転出証明書の交付を得ずに転入手続きを行える場合があります
  • 引越しする際は転出届・転入届・転居届の提出と併せて役所関係の手続きを行うと効率的です

転出証明書とは、引越しの際に必要な書類の一つです。転出証明書の提出を怠ると、新住所での生活にさまざまな支障をきたす場合があります。引越しでは、転出証明書を提出するタイミングや、転出届・転入届・転居届との違いをしっかりと把握しておく必要があります。この記事では、引越しに必要な転出証明書の概要や、転出届・転入届・転居届との違い、また各手続きにおける必要書類について解説します。

転出証明書

転出証明書 書類

引越しの際は、水道・電気・ガスなどライフラインの変更手続きや、郵送物の転送手続きなどさまざまな手続きが発生します。慌ただしく準備するなかで、段取りよく引越し作業を進めるためには、手続きや必要書類のリストアップが欠かせません。転出証明書の取得・提出は、新住所によっては不要な場合もある手続きの一つです。ご自身に必要な手続きかどうか、事前に良く確認しておきましょう。

     転出証明書とは

現住所からほかの市区町村や国外に引越しをする場合は、現在住んでいる自治体に「転出」の届け出をする必要があります。この届け出のことを「転出届」といい、その際に交付される証明書が「転出証明書」です。

転出証明書は引越し先の市区町村で「転入」の届け出をする際に提出する必要があります。なお、国外に転出する場合や、マイナンバーカード・住民基本台帳カードを利用した転出届を行った場合、転出証明書は交付されません。

転出証明書に記載される項目は以下のとおりです。

  • 転出届出日
  • 転出予定日
  • 異動(移動)(転出)事由
  • 新旧住所
  • 新旧世帯主
  • 氏名
  • 生年月日
  • 性別
  • 続柄
  • 住所を定めた年月日
  • 戸籍の表示(本籍・筆頭者氏名)
  • 住民票コード
  • 国民健康保険の被保険者の資格の有無、及び退職者医療制度の資格の有無
  • 国民年金の基礎年金番号、取得年月日
  • 児童手当の受給状況
  • 介護保険・後期高齢者医療の被保険者の資格の有無

     転出証明書の再発行

転出証明書が「なくなった」「破れた」「汚れた」場合は、再交付が可能です。転出証明書の再交付は、旧住所の市区町村役場の窓口または郵送で請求できます。なお、転出予定日を15日以上過ぎた場合は、転出証明書ではなく「転出証明書に準ずる証明書」が交付されます。自治体によっては申請書類がホームページに用意されている場合もあります。転出証明書の再交付を申請する場合は、まず旧住所の自治体のホームページを確認しましょう。

郵送で再交付を希望する場合の流れは、以下のとおりです。

  • 申請書ダウンロードのページから申請書をダウンロードする(もしくは「転出証明書紛失・汚損による再交付申請」として、便箋などに必要事項を記入する)
  • 申請書または便箋に、「転出前の住所」「転出予定先の住所」「転出予定日」「転出する方全員の氏名・生年月日」「(新・旧住所の)世帯主の氏名」「現在の連絡先住所・電話番号」を記入する
  • 申請者の本人確認書類(運転免許証、健康保険証、パスポートなど)のコピーを同封する
  • 返信用封筒に切手を貼り、宛先を記入する
  • 「申請書(または便箋)」「本人確認書類の写し」「返信用封筒」を封書に同封し、旧住所の自治体宛に送付する

転出届の手続き(転出証明書を受け取る)

転出 転入

前述したとおり、転出証明書は旧住所の市町村役場の窓口に転出届を届け出た際に受け取る書類です。転出届の手続きにおいて、注意点はあるのでしょうか。ここでは、転出届の概要や提出期限、必要書類、マイナンバーカードでの転出手続きについて解説します。

     転出届とは

転出届とは、現住所と異なる市区町村に住所を移す場合に提出する書類のことです。申請は原則として住所を異動(移動)する本人が行わなければなりませんが、代理人が委任状を持って提出すること、また郵送での手続きも認められています。転出届が自治体に受理されると、前述した「転出証明書」が発行されます。

転出届には基本的に以下の項目を記載します。

  • 旧住所と世帯主名
  • 新住所と世帯主名
  • 転出予定日または転出日
  • 転出者の氏名
  • 転出者の生年月日
  • 転出者の続柄
  • 申請者の住所・氏名・連絡先電話番号

また、マイナンバーカードや住民基本台帳カードをお持ちの方は、転出証明書の発行を受けずにこれらのカードを利用した転出届の申請が可能です。こちらも届け出は窓口か郵送で行えます。マイナンバーカードもしくは住民基本台帳カードでの転出手続きは「転入届の特例」と呼ばれています。

マイナンバーカードもしくは住民基本台帳カードを用いた場合の、転出手続きの流れは以下のとおりです。

  • 新住所に住み始める日の14日前から届け出が可能(転出日の翌日より14日を経過している場合は手続きの対象外です)
  • 「窓口」「郵送」「電子申請」のいずれかで手続きを行う(窓口で行う場合は、マイナンバーカードを持参しなくても可能)

窓口での手続きには「印鑑登録証」「健康保険証」を持参する必要があります。また、電子申請で手続きを行う場合は、マイナンバーカードに署名用電子証明書の搭載と、ICカードリーダライタなどが必要です。

     転出届の提出期限

転出届の提出は、転出日の前後14日以内に行うことと定められています。郵送でも申請できることを考えると、引越しが終わって新居で暮らし始めてからでも提出できるということがわかります。

しかし、郵送での対応は時間がかかるうえに、引越し先で転入の手続きと合わせて行うのはなかなか骨の折れる作業です。また、新居に引っ越してしばらくの間はダンボールの開封や部屋の整理などで忙しいです。そのため、転出届の手続きは引越しを行う前に済ませておくことをおすすめします。

     転出届の手続きで必要な物

転出届の手続きを行う際は、以下のものを準備しましょう。

  • 本人確認書類(運転免許証など)
  • 印鑑
  • マイナンバーカード又は住民基本台帳カード(交付を受けている場合)
  • 国民健康保険証や年金手帳(加入している場合)
  • 委任状(代理人が申請する場合)

国民健康保険に加入していて市区町村外に引越しをするという場合は、国民健康保険の資格喪失の手続きをしなければなりません。新しい自治体で再度国民健康保険証が発行されるので、前住所の国民健康保険証を返却する手続きを転出届と同じタイミングに行うとまとめて手続きを済ませることができます。

転入届の手続き(転出証明書を提出する)

住民異動届

転入届は、転出届と併せて必要な手続きです。転出届と異なり、引越し前に行うことはできませんので、新住所の自治体の開庁時間や曜日をよく確認しておきましょう。ここでは、転入届の概要や提出期限、必要書類、マイナンバーカードでの転入手続きについて解説します。

     転入届とは

転入届とは、ほかの市区町村から引っ越してきた際に新しい住所の役所で届け出る書類のことです。こちらも原則届け出を行うのは転入者本人となっていますが、やむを得ない事情がある場合は代理人が委任状を提出すれば対応可能です。

なお、転出の際に発行された転出証明書は、転入届の手続きを行うときに提出をするので忘れないようにしましょう。転入届に記載する項目は以下のとおりです。

  • 届出日
  • 異動(移動)日
  • 届出人氏名
  • 新住所・新世帯主
  • 旧住所・旧世帯主
  • 本籍地
  • 転入者の氏名
  • 転入者の生年月日
  • 転入者の続柄

マイナンバーカードや住民基本台帳カードによる転出手続きを行った場合は、転入届の手続きの際もデータによる照合が可能です。ただし、転出届と違い転入届は郵送での対応は行っておらず、直接役所で手続きを踏まなければならないので注意しましょう。

マイナンバーカードまたは住民基本台帳カードによる転入届の手続きの流れは以下のとおりです。

  • 転出時に届け出た転出予定日より30日以内、かつ転入した日より14日以内に手続きを行う(上記の期間経過後はマイナンバーカードを使用した転入の届け出は不可です)
  • 窓口でマイナンバーカード交付時に本人が登録した暗証番号を入力

なお、マイナンバーカードで転入届けの手続きを行う場合は、同時にカードの継続利用手続きを行うことができます。また、窓口への来所は本人以外の同一世帯の方や、代理人でも対応可能ですが、委任状や窓口に来た方の本人確認書類が必要です。

     転入届の提出期限

転入届の提出期限は引越しをしたその日より14日以内です。転出届と違って引越し前の提出はできません。

引越しの直後はどうしても忙しく平日に役所へ赴くことが難しい場合でも土日に開庁している自治体もあるのでホームページを確認してみましょう。

     転入届の手続きで必要な物

転入届の手続きを行う際は、以下のものを準備しましょう。

  • 転出証明書
  • 印鑑
  • 本人確認書類(運転免許証など)
  • マイナンバーカード又は住民基本台帳カード(交付を受けている場合)
  • 国民健康保険証や年金手帳(加入している場合)
  • 委任状(代理人が申請する場合)

転入届の手続きと平行して、国民健康保険や国民年金の加入の有無があるかどうかの確認と、ある場合はその手続きも行われます。国民健康保険証は、転入する本人が世帯主になる場合かつその世帯に国民健康保険加入者がいる場合に必要になるものです。

こちらも引越しから14日以内に変更を済ませておかないと、医療費が全額負担になる恐れがあります。そのため、転入届と同じタイミングで変更申請をするのが安心です。新住所の自治体での加入が済むと、後日自宅に健康保険証が郵送されます。

転居届の手続き

転居届 ペン

転居届は、転出届・転入届と混同しがちな手続きと言えます。しかし、転居届が必要なケースと、転出届・転入届が必要なケースは明確に異なります。ここでは、転居届の概要や提出期限、必要書類について解説します。

     転居届とは

「引越しはするけれど、同じ市内の近所に引っ越すだけ(自治体は同じ)」というパターンもあります。これまでご紹介した転出届と転入届が異なる市区町村への異動(移動)であったのに対し、転居届は同じ市区町村内で異動(移動)をする場合に利用する書類です。同一の市区町村内であれば転出届の手続きを行う必要がなく、転居届の手続きのみを行えば問題ありません。つまり、転出証明書を発行する必要もないです。

また、市区町村外に引越しをする場合は印鑑登録の変更が必要ですが、転居届の場合は自動的に新しい住所に登録されるため、改めて登録する必要もありません。

転居届は転入届と同じフォーマットを利用しているという自治体が多いようです。転入届と同じく、転入者全員の情報をしっかり記入するようにしましょう。

     転居届の提出期限

転居届も転入届と同じく、転居をしたその日より14日以内に提出が必要です。また、転居する前に転居届を提出できないという点も同様です。

この届け出が期限内に終えられなかった場合、罰金を科される可能性があるので注意しましょう。

     転居届の手続きで必要な物

転居届の手続きを行う際は、以下のものを準備しましょう。

  • 本人確認書類(運転免許証など)
  • 印鑑
  • マイナンバーカード又は住民基本台帳カード(交付を受けている場合)
  • 国民健康保険証や年金手帳(加入している場合)
  • 委任状(代理人が申請する場合)

同一の市区町村とはいえ記載されている住所の変更があるため、マイナンバーカードや住民基本台帳カード、国民健康保険証などを一緒に持参すると変更の手続きがその場でできるため便利です。変更された各種本人確認書類は、後日郵送や再交付の連絡がありますので確認しておきましょう。

国民年金の変更は転出の際は不要ですが、転入・転居の際に行われます。こちらも国民健康保険や転入届などの手続きと同じく転居後14日以内に行うと定められているので、早めに済ませておきましょう。

転出届・転入届・転居届の出し忘れには注意

住民基本台帳には氏名・生年月日・性別・住所・世帯主との続柄などが記録されており、国民健康保険・国民年金・児童手当・選挙人名簿の登録など、さまざまな行政サービスを行ううえでの情報の基礎となっています。

転出届・転入届・転居届の届け出は、「住民基本台帳法」という法律に定められた国民の義務です。引越しをして住所を移した場合に速やかにその旨を届け出ないと、各自治体での行政サービスを適切に受けられない可能性があるため注意しましょう。

重要書類が新住所に届かない

届け出を失念していると、行政からの重要確認書類が旧住所に届けられます。特に納付書などの期限付きの書類が確実に届けられないと、確認に時間を要し、場合によっては納税が漏れる恐れもあります。さらに、旧住所の物件に新しく入居があった場合、いつまでも自身宛ての書類が旧住所へ届くことになるため、プライバシーの流出の観点からも必ず届け出は行うようにしましょう。

選挙の投票ができなくなる

前述のとおり、選挙人名簿は住民票をもとに作られています。そのため、手続きの変更がない場合や、手続きから一定期間経過しない場合は新住所に選挙の受付用紙は送られません。引っ越して間もない時期や住民票の移管手続きをしないうちに選挙があった場合、新住所を管轄する投票所での投票ができず、旧住所の投票所に行かなければいけない可能性があります。

確定申告ができなくなる

確定申告は所得税や住民税などを支払う際に行う手続きで、主に自営業や副業などにより収入を得ている場合に行う必要があります。一方、勤務先で給与からあらかじめ天引きされている場合は確定申告をする必要がありません。

フリーランスや自営業などで毎年確定申告を行っているという方は、住民票の変更を行わなければ新住所の自治体での確定申告ができません。この場合、わざわざ前住所の税務署まで出向いて行う必要があります。

なお、これらのデメリットだけでなく、もしも正当な理由なく届け出を行わなかった場合は5万円以下の罰金が科せられるので、届け出のし忘れには注意しましょう(住民基本台帳法第53条)。

転出・転入・転居届と併せて行いたい手続き

住民異動届

引越しの際は引越し業者の手配や荷造り・荷解きなどで慌ただしく時間が過ぎていきます。日頃行く機会の少ない役所の窓口へは、窓口の時間が限られていることもあり、何度も足を運べる方は少ないです。転出・転入届けの提出などで窓口に行く場合は、併せて以下の手続きも可能か確認しましょう。一度の来所で複数の手続きを完了できれば、効率良く引越し作業を終えられます。

マイナンバーカードの住所変更

マイナンバーカードの住所変更手続きは、引越し後に行います。新住所の市町村役場の窓口で転入届を提出する際、カードの裏面に新住所を追記してもらえば手続きは完了です。なお、新住所の追記は、同一世帯の方全員に必要です。

マイナンバーカードの住所変更手続きは、引っ越した翌日より14日以内に行いましょう。転入届提出後、マイナンバーカードの継続利用手続きをしないまま90日を過ぎるとマイナンバーカードは失効します。一度失効すると再発行の手続きが必要となり、手数料が発生するため可能な限り早く住所変更手続きを行うことが大切です。

なお、マイナンバーカードの住所変更を忘れたとしても罰則はありません。しかし、本人確認の際の身分証として使用できなくなったり、コンビニで住民票を交付できなくなったりと、生活に支障が出る場合が多いです。

国民健康保険の住所変更

自営業者や学生、農業漁業従事者などは、国民健康保険に加入しています。国民健康保険料は住んでいる自治体に納付するため、新住所の自治体で加入手続きを行わないと、医療機関の受診料などが全額負担になります。そのほかのデメリットは、「再加入してから遡って滞納分を支払う必要がある」「保険料の二重支払いが起きる場合がある」などです。

国民健康保険の住所変更手続きは、旧住所の自治体で「資格喪失手続き」を行い、新住所の自治体で「加入手続き」を行います。同一市区町村内での引越しの場合は、新住所の役場で「住所変更」を行うだけで手続きは完了です。

印鑑登録の抹消・再登録

印鑑登録とは、市区町村役場へ印鑑を正式に登録し「自分の印鑑」であることを証明するために行う届け出です。印鑑登録された印鑑は「実印」と呼ばれ、賃貸物件の契約や不動産・自動車の購入や売却など金銭的に高額な取引に求められることが多いです。

同一市区町村内での引越しの場合は、転居届を提出すると印鑑登録の住所を新住所に上書きしてもらえます。しかし、市区町村をまたいだ引越しの場合は、転出届が受理された時点で自動的に登録が抹消される自治体もあります。新住所で自動的に登録が行われるわけではないため、印鑑登録を希望する場合は、新規登録が必要です。

なお、旧住所の記載された印鑑登録証明書は無効となるため、印鑑登録の住所変更を行った場合は、併せて新住所の印鑑登録証明書を取得しておくと良いでしょう。

まとめ

引越しをする際には、各自治体でさまざまな手続きが必要になります。さらに、引越し先が同じ市区町村か県外やほかの市区町村になるかによって、手続きの内容が変わるのもポイントです。

役所で行う手続きというとどうしても手間がかかると考えがちですが、この記事に記載されたポイントと持ち物をおさえておけば、届け出自体はそれほど煩雑な作業ではありません。把握しておくべき重要なことは、これらの手続きに提出期限が設けられているという点です。引越しの前後の期間は誰もが忙しくなりがちですが、適切な期間内に正しく届け出をして新居での暮らしを始めましょう。